2020/06/08

解密堉璘獎學金營隊線上辦理

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你參加過線上營隊嗎?
疫情開啟新趨勢,解密堉璘獎學金營隊線上辦理

  適逢新冠疫情,遠端線上,這項21世紀才產生的工作模式,頓時成了一股新趨勢。堉璘獎學金臺灣大學計畫,今年舉辦第三屆遴選,不單單只是文件資料的審核,還包含了連續2天供同學充能的獎學金營隊,以及由同學針對6大議題提出回饋方案的最終審核,如何將強調面對面互動的營隊及提案,以遠距方式辦理又不失計畫的本質,是基金會今年新的挑戰。
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堉璘獎學金營隊 第一次嘗試全線上辦理

線上辦理模式 前置準備更加馬虎不得
  要將實體活動轉為線上辦理,最大的困難就是如何彌補線上無法做到的接觸互動,基金會在前置討論期,綜合盤點幾個可能遇到的困難:
(一)小組討論
  營隊除了有大班課的講師授課模式,另還有最多的互動即是小組討論,並透過小組的互動可以有產出,無論是實體產出還是觀念的凝聚,在線上模式中,溝通不再是一個隨心所欲的互動,連想跟隔壁同學講悄悄話討論都成了奢侈。
(二)即時的互動
  無論是營隊的哪一個環節,所有的參與人員都僅是坐在電腦前,面對著螢幕、鏡頭,過往實體營隊所熟悉的海報創作、模擬實作、體驗操作、連儂牆便利貼、白板繪製等,可以有效加強課程效果的互動,在線上模式下都變成了一個只能對著螢幕發呆的舉動。
(三)線上的距離感
  人與人之間的互動,常需要透過眼神、肢體達到交流的目的,然而當講師僅能面對著許多顯示人像的小框框看見一部分同學,同學僅能被動選擇盯著電腦螢幕由程式投放出來的畫面,沒有靈魂的交流,加上居家舒適的環境,隨時可能分心的氛圍,人與人之間的距離因線上而變得遙遠。
視訊鏡頭打破了時空間的限制,卻無法拉近人交流的距離

(四)資訊環境的差異
  辦理實體活動,只要主辦單位所規劃的環境夠理想,往往就能創造出很好的活動效果。然而以線上活動辦理,每一個參加人員代表的就是一個資訊環境,包含網路環境、電腦硬體、視訊設備、收音設備、使用者所在空間燈光格局,甚至是使用者的電腦使用技術等,倘若資訊環境有所差異,一百個參加人員就會有一百種效果,如何消弭所有參加者間的落差,是一個最關鍵也是最困難的環節。

善用工具創造彷彿實體活動的互動環境
  資訊科技的發展日新月異,市面上有著千百種軟體,其中不泛包含有功能很強大的軟體,在選擇過程中我們發現「愈是功能健全的軟體,愈能夠滿足主辦方的需求,愈遠離參加者的習慣。」軟體的功能,不光是必須能夠完成活動的需求,還必須兼顧了使用者必需能用、會用的習慣。舉例來說,所有的視訊軟體都擁有傳文字視訊的功能,此功能可以滿足在視訊過程中,若要私訊或傳送文字訊息時,可以與視訊互補。我方選擇使用台灣人最熟悉的Line進行文字互動而非視訊軟體的介面,就是考量了使用者端的習慣與方便。
  工作的第一步,便是找出合適的視訊軟體,盤點各式軟體,考慮範圍包含分組功能鍵全、參加者使用習慣、視訊介面(譬如必須一次看到最多使用者畫面)、連線穩定度等。
視訊畫面可以一次看到眾多參與者

  視訊軟體只能滿足,視訊及通話,也因此我們還需要規劃其他的軟體相輔相成,包含前段有提過用來文字交流的Line。我們結合了Google中Jamboard這套程式,作為參加者可以小組互動的場域,善用Jamboard可以張貼便條紙、輸入文字、手繪筆記,有多種畫筆及便條紙顏色可以做無限的創意發想,達到彷彿實體活動小組討論結合白板或海報紙創意發想的方式。
結合軟體達到實際互動的效果

資訊場控仰賴工作人員的臨場反應
  與實體活動一樣,工作人員會有主持人、場控、機動人員、講師等等之類的分工,不同的是主持人是透過麥克風與視訊鏡頭去主持活動的進行,而場控與機動人員要處理的不是人員接待或是便當發放,而是轉型為IT技術人員,事前要與講師溝通好,哪個環節需要電子白板,哪個環節需要學員靜音或發聲,哪個環節要進行分組等等之類的細節,全仰賴技術人員的操控,時刻不得鬆懈。
  在活動進行當中,技術人員還要隨時監控所有人員的設備動態,學員網路不穩、程式不會操作,或是學員麥克風干擾到講師發聲,講師收音不清楚等問題,皆是技術人員發現後要立即處理且排除的,彷彿是整個線上活動的心臟。
技術人員忙於處理營隊大小事務

準備就緒與同學線上相見
  到了活動當天,時間到參加的學員陸續上線,這時技術人員要做的不是簽到發名牌,而是一頁一頁的點人數,並提醒學員顯示名稱統一改成規定格式,以方便工作人員及講師辨識。主持人結合螢幕簡報,向學員說明流程,開場完畢,營隊流程便開始了。
  講師授課過程當中,技術人員除了隨時協助處理資訊問題,還會發現線上活動才會有的各種參與狀態,不同於實體活動的正襟危坐,線上活動提供了參與學員充分的舒適度,在床上、在沙發上參與活動,或是一邊觀賞視訊一邊做其他私人事情的狀況,都成了工作人員執行任務之餘,一個有趣的觀察,也是線上活動特有的現象。
台上3分鐘 台下10年功的線上秘笈
  將實體活動轉成線上辦理,卻仍然要保留活動品質,是一個想像起來很難,做起來也真的不容易的一個任務,包含講師授課內容調整、軟硬體功能選擇、參加者環境與資訊能力等,有著許多變數要克服。
情境的模擬也可以透過視訊進行

  既然決定要採取線上辦理,在課程內容上的選擇,我們仍然以能逼近實體活動效果為目標,針對線上模式調整授課內容,也是團隊重要的功課。受惠於智慧型手機的普及,拍照功能幾乎是隨時隨地都可以進行的動作,本次課程中便結合了相機進行了,讓同學可以將隨筆創意畫出來後拍照上傳分享,達到立即的互動效果。課程的設計也有巧思,設計RPG的遊戲模擬,給予每個學員一個角色與議題,當所有學員投入自己的角色模擬開始互動,縱使只有視訊鏡頭與麥克風,一樣可以達到如同玩桌遊般的效果。
透過線上軟體 小組同學使用便利貼發想創意

  本次營隊另一個挑戰便是每一位參加者的環境問題,原以為來參加的人員都是大學生,資訊問題會較少,殊不知工作人員一直忙碌於協助處理同學的網路問題、程式操作問題等,或許過去我們習慣於面對面的即時協助,使我們疏忽了當聯繫彼此的只是一條看不到的網路線,一切的障礙彷彿成了世界上最遙遠的距離。技術人員做好分工,一半的人力負責場控的中央系統操作,另一半人力則透過各種方式,教導或直接遠端控制,排除同學的困難。有了這一次的體驗,工作團隊也獲得寶貴的經驗,下次我們會選擇在活動前就先舉辦行前測試活動,除了實際模擬環境讓同學測試網路或軟硬體狀況,並結合完善的SOP說明,在事前就教導同學每個軟硬體要如何使用,以便達到最好的活動效果。
  線上辦理,是未來的趨勢,距離的阻隔,將被科技給消彌。林堉璘基金會的營隊第一次線上辦理,將成為工作團隊邁入未來新紀元的重要一步。
線上營隊雖然不能實際面對面 仍然可以激盪出團隊合作的情感